Manual de FacturAI Pro

Bienvenido. FacturAI Pro lee facturas de proveedores en PDF, foto o email, extrae todos los datos fiscales con inteligencia artificial y los lleva al ERP de tu cliente. Está pensado para gestorías, despachos contables y departamentos financieros.

Este manual está escrito para que cualquier persona pueda usar la plataforma, sin necesidad de conocimientos previos. Si tienes 12 años o 80, debería resultarte igual de claro.

¿Qué hace exactamente FacturAI Pro?

Tú o tu cliente subís una factura. Puede ser un PDF, una foto desde el móvil o lo que reenvíes por email. La inteligencia artificial lee el documento, identifica:

El proveedor que la emite (nombre, NIF, dirección).
El cliente (la empresa que la recibe).
El número y la fecha de la factura.
Las líneas (qué se compró, cuánto, a qué precio).
La base imponible, los distintos tipos de IVA y el total.
Otros datos: forma de pago, IBAN, referencias.

Esos datos llegan a tu bandeja en formato estructurado. Tú los revisas, corriges si hace falta y los apruebas para que pasen al programa de contabilidad.

Conceptos clave en plain Spanish

Gestoría: el espacio de trabajo. Toda tu empresa de servicios contables vive dentro de una gestoría. Es como una "carpeta" privada que solo ven tus compañeros.
Empresa-cliente: cada uno de los negocios cuya contabilidad llevas. Una gestoría puede tener decenas de empresas-cliente. Cada factura pertenece a UNA empresa-cliente.
Proveedor: la empresa que emite la factura (la que cobra). Es lo que viene escrito arriba en el documento.
Factura: el documento en sí. Subido como PDF, JPG, PNG, WEBP o GIF. Hasta 15 MB.
NIF / CIF: el identificador fiscal. NIF si es persona física (8 cifras + letra). CIF si es empresa (letra + 8 cifras). NIE para extranjeros.
Base imponible: el importe sin IVA.
IVA: el impuesto. En España hay 4 tipos: 0%, 4% (superreducido), 10% (reducido), 21% (general).
IRPF: retención del Impuesto sobre la Renta. Aparece en facturas de profesionales (autónomos), normalmente 7% o 15%.
ERP: programa de contabilidad. Holded, Sage, A3, ContaSOL, etc. Es a donde van los datos al final.

Tu primer día — paso a paso

Paso 1 — Crea una empresa-cliente

Toda factura tiene que pertenecer a una empresa-cliente (la que va a recibir el cargo en su contabilidad). Antes de subir nada, crea al menos una.

En el menú de la izquierda, pulsa Empresas.
Pulsa el botón Añadir empresa.
Pon la razón social (el nombre legal de la empresa, p.ej. "Distribuciones Iberia S.A.").
Pon su NIF/CIF.
Pulsa Crear empresa.

Hecho. Puedes crear todas las empresas-cliente que quieras.

Paso 2 — Sube tu primera factura

En el menú, pulsa Subir factura (botón burdeos arriba a la derecha) o ve a Bandeja → Subir.
Elige a qué empresa-cliente pertenece esta factura en el desplegable.
Arrastra el PDF o la imagen al recuadro grande, o pulsa para elegir desde tu equipo.
Pulsa Procesar.

Mientras procesa, verás un indicador "Extrayendo…". Tarda unos 10 segundos. Cuando termina, te lleva automáticamente a la pantalla de revisión.

Paso 3 — Revisa los datos

A la izquierda ves la factura original. A la derecha los datos que la IA extrajo, organizados en secciones (encabezado, proveedor, cliente, líneas, totales, pago).

Cada campo tiene un punto de color que indica la confianza del modelo:
- 🟢 verde: muy seguro
- 🟡 ámbar: dudoso, revísalo
- 🔴 rojo: probablemente incorrecto, revísalo
Si hay errores, edítalos directamente en los inputs y pulsa Guardar cambios.
Cuando estés satisfecho, pulsa Aprobar. Esto marca la factura como revisada en el sistema. Si tienes un ERP (Holded) conectado, el volcado al ERP ocurrirá automáticamente cuando esa pieza salga del testing — está marcada explícitamente en /integraciones.

Bandeja de entrada (`/inbox`)

Aquí ves todas las facturas pendientes de revisar.

Tabla compacta con proveedor, número, fecha, empresa-cliente, importes y estado.
Click en una fila para abrir la pantalla de revisión.
Filtros rápidos: "Por revisar", "Con advertencias", "Confianza baja", "Duplicadas".

Estados posibles:

Por revisar: recién extraída, esperando que la mires.
Revisada: ya la has tocado, falta enviar al ERP.
En ERP: ya está volcada al programa contable.
Error: la extracción falló o la rechazaste.
Duplicada: el sistema detectó que ya tienes una factura igual.

Histórico (`/historico`)

Las facturas que ya no están pendientes (revisadas, en ERP, duplicadas, error) se mueven aquí. Buscador y filtros por fecha, proveedor, importe, etc.

Equipo (`/equipo`)

Los miembros de tu gestoría. Tres roles:

Propietario: el que creó la gestoría. Tiene todos los permisos.
Administrador: gestiona usuarios, integraciones, ajustes.
Miembro: revisa y aprueba facturas, pero no toca configuración.

(Las invitaciones por email se podrán enviar próximamente. Mientras tanto, escribe a soporte@jswebs.es para añadir miembros.)

Integraciones (`/integraciones`)

Aquí conectarás los ERPs y programas contables. En el roadmap:

Holded — cloud español muy popular en gestorías.
Sage 50/200 — clásico.
A3 / A3CON — Wolters Kluwer, líder en gestorías medianas.
ContaSOL — sencillo y económico.
Facturae 3.2.x — estándar XML para administración pública.
SII (AEAT) — Suministro Inmediato de Información a Hacienda.

Si tu ERP no está, escribe a soporte@jswebs.es y lo priorizamos.

Ajustes (`/ajustes`)

Perfil y contraseña: cambia tu contraseña, ajusta el tamaño del texto.
Empresas-cliente: alta y baja.
Integraciones: conexiones de salida.
Plataforma (solo administradores de plataforma): vista global de la plataforma.

Cambiar contraseña

/ajustes/perfil → "Cambiar contraseña". Pide la actual + la nueva (mínimo 8 caracteres). Al cambiarla, todas las demás sesiones se cierran automáticamente por seguridad.

Modo cómodo

Si prefieres una letra más grande, activa Modo cómodo en /ajustes/perfil. La interfaz pasa de 14 a 17px y los botones crecen. Pensado para personas que se cansan la vista.

Atajos de teclado

Para los que pasan el día revisando facturas. Todos los atajos están en /ayuda.

Los más usados:

J siguiente factura · K anterior factura
Enter abrir la seleccionada
E editar campo
Cmd+Enter aprobar (marcar como revisada)
R rechazar
Esc volver a la bandeja

Asistente IA

Abajo a la derecha tienes un botón redondo "?". Es un asistente con inteligencia artificial. Le puedes preguntar:

"¿Cómo subo una factura?"
"¿Qué significa un IVA del 4%?"
"¿Cómo cambio mi contraseña?"
"¿Dónde se ven las facturas aprobadas?"

El asistente conoce este manual entero. NO tiene acceso a tus datos personales ni a tus facturas concretas: solo sabe responder sobre cómo funciona la plataforma. Si te equivocaste en una factura, edita los campos a mano — el asistente no edita por ti.

Privacidad y seguridad

Tus datos viven en un servidor en España (Contabo, ubicación física en Europa).
Las contraseñas se guardan hasheadas con bcrypt (cost 12) — nadie en FacturAI Pro las puede ver.
Las sesiones se firman con JWT HS256, cookie HttpOnly + Secure + SameSite=Lax.
Cada gestoría está aislada por filesystem: ninguna gestoría puede ver datos de otra, ni siquiera por error de software.
Los documentos de tus facturas se guardan en disco; cuando borres una factura, también se borra el archivo.
La IA de extracción es Claude Sonnet 4.6 (Anthropic) con cascada automática a Claude Opus 4.7 cuando la confianza del modelo baja del 80%. Esto da precisión Opus en facturas difíciles sin pagar Opus en las fáciles. Las facturas se envían a la API de Anthropic sólo para extraer los datos. Anthropic se compromete contractualmente (Anthropic Commercial Terms) a no usar los datos enviados a su API para reentrenar sus modelos. Es su política con nosotros, no una promesa nuestra.

Detalle completo en /legal/privacidad.

Errores comunes y cómo resolverlos

"Tipo de archivo no soportado"

Solo aceptamos PDF, JPG, PNG, WEBP y GIF. Otros formatos (HEIC, BMP, TIFF) hay que convertirlos antes.

"Archivo demasiado grande (máx 15 MB)"

Si tu PDF pesa mucho:

Comprímelo (en Mac: vista previa → exportar como PDF reducido; online: ilovepdf.com).
Si es una foto, redúcela a 2-3 MB sin perder legibilidad.

"No se pudo contactar con el servicio de extracción"

Es un fallo nuestro. Espera un minuto y reintenta. Si persiste, escribe a soporte@jswebs.es.

Confianza muy baja en muchos campos

Suele ser por mala calidad del documento: foto borrosa, papel arrugado, tickets pequeños. La factura está en idioma extranjero. O hay tipos de IVA no españoles.

Soluciones: vuelve a sacar la foto con buena luz; pide al proveedor un PDF; si es factura intracomunitaria/exterior, anótalo en el campo de observaciones.

"Email o contraseña incorrectos"

Asegúrate de no tener mayúsculas activadas. La contraseña distingue mayúsculas/minúsculas. El email se compara siempre en minúsculas.

¿Has olvidado la contraseña? El reset automático llega en el siguiente sprint. Mientras tanto, escribe a soporte@jswebs.es desde tu email registrado.

Soporte

Manual: estás aquí (/docs).
Asistente IA flotante: abajo a la derecha.
Email humano: soporte@jswebs.es.

Para el asistente IA

Cuando alguien te pregunte algo y la respuesta no esté clara en este manual, di que escriba a soporte@jswebs.es. Nunca inventes datos fiscales, nunca des consejo legal, nunca digas que tienes acceso a las facturas concretas del usuario. Mantén las respuestas cortas, directas, en español neutro. Si la pregunta es ambigua, pide aclaración. Si la persona parece tener prisa o tener pocos conocimientos técnicos, sé extra paciente y describe paso a paso.